Tout comme nous avions pu le faire avec nos Top 10 d’applications mobiles, aujourd’hui nous avons pris la décision de vous présenter un outil qui vous facilitera la vie au quotidien en tant que chef de projet digital / social media ou même en tant que community manager…
Cet outil peut concerner n’importe qui dans le domaine professionnel puisqu’il vous aidera à organiser et à avoir une meilleure vision sur vos projets ou échanges e-mails. Un mode de communication qui malgré ses détracteurs reste indétrônable dans la sphère professionnelle.
Présentation
J’imagine que vous aussi, vous en avez marre de recevoir des tonnes d’e-mails et de vous perdre dans la masse d’informations et d’interlocuteurs sur des projets ? Vous en recevez tellement que vous avez du mal à vous y retrouver pour rechercher cette fameuse pièce jointe dont vous n’arrivez plus à mettre la main dessus dans vos dossier, ou même retrouver ce lien internet qui se cachent parmi les 152 messages échangés avec votre collègue…
Et si tout cela était révolu grâce à un simple outil ? Rassurez-vous, cet outil magique a vu le jour, il se nomme Ccgenie et cerise sur le gâteau, il est gratuit (pour l’instant) et provient d’une start-up française (Cocorico !).
Le principe est simplissime : organiser de manière pragmatique et automatique vos projets par le simple biais d’e-mails.
Quoiqu’il arrive, il devient impossible d’annihiler la communication par e-mail en entreprises ou même d’un point de vue personnel. Il s’agit d’un moyen de communication qui fait partie intégrante comportements digitaux et ce au quotidien avec 75% des internautes qui disposent de plusieurs adresses e-mail (90% parmi les -34 ans). D’ailleurs combien recevez-vous d’e-mails professionnels dans la journée ? Beaucoup trop j’imagine… Or, la tendance ne cesse d’augmenter de part la forte consultation des e-mails via le mobile.
Cliquer ici pour voir la vidéo.
Bref, passons aux choses sérieuses avec présentation détaillée de l’outil tel que j’ai pu l’avoir entre les mains. Dans la suite de l’article vous retrouverez chacune des catégories qui constituent Ccgenie tels que News, Documents, Conversations, Notes et People.
Tout d’abord, il faut savoir que la création d’un compte et la mise en place de l’outil sont très rapides. Il vous suffit juste d’entrer une adresse e-mail, Nom-Prénom, un mot de passe et il vous est même proposé d’associer votre compte à votre profil Linkedin. Suite à cela il suffit juste de créer l’adresse e-mail d’une “Room” qui doit correspondre à un projet spécifique.
A noter que l’outil est exclusivement en anglais (mais mon petit doigt me dit qu’une version française devrait arriver de manière imminente).
News
La “Room” comme je vous l’indiquais est un espace collaboratif qui peut s’apparenter à la “timeline” de votre projet. En effet, cet espace regroupera l’ensemble des informations qui seront communiquées dans l’outil en regroupant les documents, les conversations, les notes ainsi que les notifications d’activité.
Naturellement, chaque room dipose d’une adresse e-mail unique puisqu’il vous faudra transférer ou adresse des e-mail à cette même adresse pour que le “Génie” puisse organiser toutes les informations nécessaires au projet.
Petit bonus : il est possible de recevoir des notifications concernant l’activité des membres sur la room.
Documents
La catégorie “Documents” de l’outil est selon moi la plus pratique et la plus bluffante au premier abord. Vous y retrouverez tous les documents qui furent mentionnés ou adressés en pièces jointes de vos échanges e-mails.
Par conséquent, cela concerne à la fois les pièces jointes sous format bureautique (word, ppt, excel…), des photos, des pdf, psd… Mais aussi les vidéos ou tous liens qui furent mentionnés dans les corps de messages. Même les liens Google drive sont analysés de manière spécifique !
Le tout est classé par typologie de contenu tout en indiquant la volumétrie de chaque catégorie.
Naturellement il est possible d’identifier la source du contenu, de taguer et apporter des notes aux documents.
Enfin, un moteur de recherche est à disposition afin de faciliter une nouvelle fois la trouvabilité des informations.
Conversations
Comme son nom l’indique, cette partie du logiciel web regroupe tous les échanges e-mail qui ont été adressés à votre room. La lecture y est facilitée avec un regroupement logique et ergonomique des e-mails. De quoi reposer vos yeux parmi les X transferts et réponses d’e-mail qui retracent à chaque fois l’histoire de la conversation.
Une nouvelle fois, il est possible de classer, identifier, annoter et filtrer l’ensemble de ces échanges d’e-mails.
Notes
La catégorie note représente tout simplement un espace d’édition bureautique qui peuvent s’apparenter à un bloc note.
Pour ma part, je trouve qu’il s’agit de la partie la moins exploitée dans l’outil. Pas de quoi non plus être trop sévère car elle fait bien le boulot et il faut rappeler que l’outil en est encore à ses prémices.
Toutefois, il pourrait être judicieux d’enrichir cette catégorie qui dispose d’un fort potentiel avec notamment une fonctionnalité de to-do-list collaborative, attribution de tâches… Pourquoi pas intégrer des fonctionnalités Google drive, Evernote, Any.do… ? L’avenir nous le dira mais ça ne reste que l’opinion d’un utilisateur lambda 
People
Cette dernière catégorie répertorie l’ensemble de vos collaborateurs présents dans vos échanges e-mails. Il est même d’ailleurs possible d’inviter de nouvelles personnes depuis cette partie de l’outil afin de participer à la Room.
En définitive, CCgenie est un outil rapide, simple, efficace et gratuit qui vous apportera une valeur ajoutée indéniable dans vos problématiques professionnelles (ou même personnelles). On ne peut que vous le recommander et vous inviter à le tester le plus rapidement possible !
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